Retrouvez un résumé du guide pratique de l’URSSAF sur les principes applicables en matière de cotisations sur les prestations versées par le CSE.

1- Vos 3 obligations

Vous devez informer mensuellement l’employeur des avantages qui doivent être soumis à cotisations et contributions sociales : d’où l’intérêt de bien communiquer à l’employeur la mise en place de toute nouvelle activité qui respecte bien entendu les règles ci-dessous.

Vous devez déclarer l’embauche d’artistes ou de techniciens lors d’organisation de spectacles : d’où l’intérêt de passer par des prestataires de services pour l’organisation de A à Z.

Vous devez déclarer et verser les cotisations de vos salariés si vous êtes employeur : d’où l’intérêt de faire appel à mes services qui seront financés sur votre budget de fonctionnement.

2- Les règles applicables aux prestations versées

Les bénéficiaires concernés par les prestations sont les salariés, leur famille et les stagiaires (les anciens salariés peuvent en bénéficier aussi). Aucun critère déterminé par le CSE ne doit être discriminatoire : CDI/CDD, catégorie professionnelle, temps de travail, présence effective.

Le montant de l’avantage peut être modulé mais attention à fixer selon des critères sociaux (quotient familial / revenu fiscal de référence), à bien communiquer et à ce que cette modulation ne prive pas certains salariés du bénéfice de l’avantage.

Une condition d’ancienneté (dans la limite de 6 mois) peut être admise comme condition d’accès aux prestations versées par le CSE. Ce critère ne doit pas servir pour moduler le
montant des prestations. L’ancienneté s’apprécie au moment de l’attribution de la
prestation.

Les prestations intégralement exonérées

– Le chèque/bon d’achat culture qui comprend tous types de spectacle, musées, sites touristiques, monuments, parcs et châteaux, cinémas, parcs animaliers et aquariums, festivals, sons et lumières, ateliers et formations, cirques itinérants, livres, abonnements presse, BD, CD, DVD, Blu-ray, jeux vidéo…

– Les réductions tarifaires ou un remboursement total ou partiel des sommes payées
par le salarié sur des places de spectacles (théâtres, concerts, cirques), des places de cinéma, des billets d’accès aux musées ou monuments historiques.

– Les voyages sous forme de réductions tarifaires ou de remboursement de sommes payées par le salarié ou une aide aux vacances comme la participation du CSE favorisant le départ en vacances de la famille (sous forme de chèque-vacance fourni par l’ANCV ou d’une dotation vacances) ou des enfants seuls (colonies de vacances, classes vertes, classes de neige, court séjour linguistique à l’étranger…).

– Les activités sportives soit sous forme de réductions tarifaires à des salles de sport ou le
remboursement de sommes payées par le salarié.

Pour tout remboursement au salarié, celui-ci doit présenter impérativement un justificatif de ses dépenses (facture, attestation d’inscription) daté dans l’année.

– Des cartes ou l’accès à une plateforme de réductions tarifaires sur des enseignes locales ou nationales pour des prestations uniquement afin de favoriser les activités sociales et culturelles des salariés et de leur famille. ATTENTION de bien valider cela avec votre prestataire !

– Le secours est une attribution exceptionnelle d’une somme d’argent ou d’un bien en nature en
raison d’une situation individuelle particulièrement digne d’intérêt. J’ai connu des secours versés à cause de l’incendie de la maison du salarié, du paiement partiel des obsèques d’un enfant d’un salarié)

– les prêts consentis aux salariés, le plus souvent le CSE met en place un prêt à taux 0. Attention toutefois car 4 conditions doivent être réunies : prêt destiné aux salariés, sans discrimination, sans obligation pour l’employeur au titre d’une disposition légale ou conventionnelle et il doit avoir pour finalité l’amélioration des conditions de vie ou de
travail et présenter un caractère social. J’ai connu un CSE qui avait mis en place des conventions de prêt à taux 0 avec un suivi de la situation du salarié souvent endetté.

Parmi les prestations limitativement exonérées figurent :

– l’aide financière en faveur des services à la personne et garde d’enfants

– Les bons d’achat et cadeaux en nature, liés ou non à un évènement, dont le montant total ne doit pas dépasser 5% du PMSS sur l’année civile.

Si vous souhaitez aller plus loin dans la mise en place d’ASC, retrouvez plus de détails dans le guide sur le site de l’URSSAF.

Je vous explique tout ce qu’il faut savoir pour rédiger ce rapport d’activité de manière efficace. Ne négligez pas ce véritable outil de communication pour le CSE envers ses membres et vos salariés.

Quelques rappels utiles :

Quelque soit sa taille, tous les CSE ont obligation de désigner un trésorier, définir les modalités d’arrêté des comptes, faire approuver et communiquer ses comptes, rédiger un rapport d’activité et de gestion financière et enfin archiver ses comptes durant 10 ans.

Selon l’article L2315-69 du Code du travail, le CSE établit, selon des modalités prévues par son règlement intérieur, un rapport présentant des informations qualitatives sur ses activités et sur sa gestion financière, de nature à éclairer l’analyse des comptes par les membres élus et les salariés de l’entreprise.

Voici une synthèse tirée de plusieurs sites juridiques sur sa présentation, son contenu et sa durée de conservation :

1- Sa présentation

Ce rapport doit être présenté en même temps que la présentation et l’approbation des comptes lors d’une réunion spécifique avec rédaction d’un PV au plus tard dans les 6 mois de la clôture comptable. L’envoi à l’ensemble des élus doit se faire au plus tard 3 jours avant la date de cette réunion.

Il est d’ailleurs recommandé de le spécifier dans le Règlement Intérieur du CSE.

C’est au cours de cette réunion que vous pouvez acter le transfert, en cas de reliquat de budget de fonctionnement, des 10% vers le compte des ASC (lisez l’article sur la clôture des comptes)

2- Son contenu

Il est le plus souvent rédigé par le trésorier avec en introduction « le mot du secrétaire » résumant toutes les actions ou évènements marquants de l’année.

Son contenu diffère en fonction de la taille de votre CSE à la clôture comptable mais ce qu’il faut retenir, c’est qu’il doit contenir :

1- L’organisation interne du CSE : nombre de siège légal ou conventionnel, nombre d’élus, éventuel salarié du CSE, le nombre, la nature et les élus qui composent les commissions

2- L’utilisation des ressources liées aux ASC : détail des activités proposées et leurs bénéficiaires (nombre, montant de la participation des salariés et/ou CSE,…)

3- L’utilisation du budget des Attributions Economiques et Professionnelles (AEP ou fonctionnement) : détail des dépenses comme la formation des élus, les frais de déplacement ou d’hébergement, le matériel, la communication, les honoraires d’experts rémunérés par le CSE, les frais bancaires…

4- Les engagements en cours à la clôture de l’exercice (abonnements juridiques, plateforme de billetterie, logiciel, cabinet comptable,…) et éventuellement, une synthèse de son patrimoine (un véhicule, un mobil home proposé aux salariés,…)

Vous devez voir cela comme un outil servant à votre communication : vous pouvez expliquer votre rôle et responsabilité et détailler les évènements de l’année écoulée comme par exemple

– Le nombre de réunions du bureau, le nombre d’heures par mois passé en réunion préparatoire, plénière, des commissions, le taux de présence en réunion plénière…

– Le rôle des commissions obligatoires et facultatives et les élus qui s’y investissent

– Les formations suivies, les avis rendus (nombre, sujet, enjeux, votes…), le détail des expertises financées par l’employeur et leur justification, les actions ou négociations, tout évènement marquant (exemple : le CSE a connu une baisse significative de son budget)

– Toutes précisions utiles sur les bénéficiaires pour chaque activité (service, catégorie professionnelle, tranche d’âge, sexe,…) afin de démontrer que vos activités touchent toutes les catégories de salariés ou que certaines ont marqué l’année (exemple : un voyage réussi, un évènement de fin d’année convivial, des sorties culturelles dynamiques, la fréquentation d’un lieu mis à disposition,…), l’écart entre le budget prévisionnel et le réel et enfin un rappel des règles URSSAF pour expliquer que le CSE est limité légalement pour certaines activités.

Son contenu doit néanmoins être concis : n’oubliez pas qu’il est destiné aux membres et aux salariés. Les phrases doivent être courtes avec des mots/sigles compréhensibles par tous, sans être négatives, des tableaux peuvent présenter des informations comparatives…

A l’issue de la réunion, ce rapport doit être diffusé aux salariés par tout moyen : site du CSE, panneaux d’affichage,… Et n’oubliez pas d’en parler dans votre newsletter mensuelle 😉

Pour déterminer la taille de votre CSE, à la clôture comptable, vous devez cumuler vos subventions de fonctionnement et des ASC :

– Si vos ressources annuelles n’excèdent pas 153000€, votre CSE doit tenir une comptabilité ultra simplifiée (voir ce pdf de l’ANC)

– si votre CSE dépasse les 153000€ mais ne dépasse pas 2 des 3 seuils suivants : 50 salariés employés par le CSE, 1,55 millions de bilan et 3,1 millions de ressources, alors il est qualifié de « moyen » avec obligation de recourir à un expert-comptable pour la tenue d’une comptabilité simplifiée

– Au delà, pour les « gros » CSE, vous devez recourir à un Commissaire aux Comptes pour la certification de vos comptes et mettre en place une commission des marchés.

Sa durée de conservation

Les comptes annuels et tous les documents justificatifs qui s’y rapportent sont à conserver durant 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice.

Vous pouvez retrouver 2 modèles de rapport de gestion en suivant ce lien

https://www.cse-guide.fr/rapport-annuel-activites-cse/

Comme toute entreprise, le CSE doit respecter le RGPD car vous collectez des données personnelles tel que nom, prénom, matricule, date de naissance, adresse, numéro de téléphone ou mail. Certains CSE collectent les passeports pour les voyages à venir ou encore basent certaines activités sur le quotient familial donc avec délivrance du salarié de la feuille d’imposition du foyer fiscal.

Si votre CSE est employeur, vous collectez des données personnelles sur vos salariés pour établir leurs fiches de paie. Vous transmettez ces informations à votre expert-comptable. 

Pourquoi et comment vous mettre en conformité ?

C’est pour le CSE l’occasion de mettre à plat les collectes d’informations à caractère personnel ainsi que l’utilité. Pour cela, voici un schéma explicatif issu du site de la CNIL :

Les 4 étapes pour passer à l’action :

1ère étape : avant de constituer le registre de vos traitements de données, les élus doivent nommer un DPO (Data Protection Officer) ou délégué à la protection de données. Il sera l’interlocuteur de votre CSE concernant le RGPD. Il peut être interne ou externe (exemple des sociétés sont spécialisées dans ce domaine et je peux vous en recommander). Il est recommandé de le faire et de l’inscrire dans le règlement intérieur.

Vous allez devoir identifier et lister tous les procédés ou activités qui utilisent des données personnelles : qui collecte des données et quels types de données ? dans quel objectif ? éventuellement à qui elles sont communiquées ?

La CNIL propose un modèle de registre simplifié https://www.cnil.fr/fr/RGDP-le-registre-des-activites-de-traitement.

Pensez à ajouter le flux de données dont vous avez accès notamment la BDESE (Base de Données Economiques Sociales et Environnementales) et les fichiers partagés.

2ème étape : c’est le moment de faire le tri ! Avez-vous réellement besoin de l’information pour effectuer vos missions ?

3ème étape : faites preuve de transparence dans toutes vos communications ! Il vous faut informer les personnes concernées au moment de la collecte et la finalité de cette collecte. Les salariés, anciens salariés et membres de leurs familles doivent être informés du traitement de leurs données et doivent pouvoir en obtenir la rectification ou même supprimer à tout moment.

4ème étape : pour éviter vol ou piratage, vous devez mettre en œuvre tout moyen technique et organisationnel afin de sécuriser vos données. Les mots de passe des utilisateurs sont-ils suffisamment forts ? les locaux du CSE sont-ils bien sécurisés ? Avez-vous une procédure de sauvegarde (sans attendre l’incident !) ?

En cas de contrôle, c’est le registre de vos traitements de données qui sera demandé par la CNIL.

N’oubliez pas de revoir vos contrats avec d’éventuels sous-traitants et de mettre à jour votre site web.

En cas de violation des données, vous devez documenter l’incident, notifier la CNIL dans les 72 heures qui suivent et le notifier à la personne concernée.

Pour maintenir votre conformité dans le temps, vous devez mettre à jour les documents en sensibilisant les membres et éventuels salariés du CSE.

Si certaines de vos subventions sont basées sur le quotient familial, la CNIL autorise le CSE à demander l’avis d’imposition aux salariés. Dans le cas où le salarié choisi de ne pas le communiquer, la CNIL indique que le salarié ne peut être exclu du bénéfice des Activités Sociales et Culturelles mais que la participation du CSE sera celle du quotient familial le plus élevé. Il faut informer le salarié que les documents qu’il adresse sont saisis et sauvegardés dans le logiciel de gestion du CSE. Pour assurer toute confidentialité, le CSE s’engage à détruire tout document après le délai légal de conservation d’archivage de l’URSSAF. Pour rappel, le contrôle de l’URSSAF s’effectue sur les 3 dernières années civiles.

Vous êtes nouvellement élu ?

Vous ne savez pas par quoi commencer ou vous avez peur d’un oubli ?

Je vous donne ce calendrier perpétuel des Activités Sociales et Culturelles et de votre communication auprès de vos salariés.

Voici quelques exemples d’ASC constatées chez la plupart des CSE : la billetterie, le chèque culture, les chèques vacances, les bons d’achat des évènements recensés par l’URSSAF (évènements famille, retraite, Noël des salariés et/ou enfants), fête de fin d’année, court ou long séjour.

JANVIER : une nouvelle année commence ! Il vous faut : 

• Prévoir la mise en place et le suivi des ASC ainsi que votre fonctionnement comme par exemple les permanences au local, votre planning des ASC et le mode de communication avec les salariés, la maintenance et mise à jour du site internet du CSE, mettre en place et répartir les missions des commissions facultatives
• Sélectionner le prestataire et planifier l’organisation du spectacle de fin d’année
• Commencer la rédaction du rapport d’activité et de gestion de l’année précédente

FEVRIER :

• Demander à l’employeur les budgets du CSE pour l’année afin d’élaborer les prévisions budgétaires.
• Continuer la rédaction du rapport d’activité et de gestion et planifier sa présentation avec votre expert-comptable pour fin mars
• Planifier sa visite et penser aux sujets à aborder aux salons des CSE Solutions CSE et Eluceo à Lille

MARS :

• Présenter le rapport d’activité et de gestion aux membres et à la direction puis aux salariés
• Planifier les opérations de Pâques type commandes groupées de chocolats (cf partenaires recommandés)

AVRIL :

• Planifier une éventuelle opération Chèque Culture avant les congés d’été
• Planifier l’activité du CSE avec tous les éventuels ponts

MAI :

• Préparer l’opération de bons d’achat de la rentrée scolaire

JUIN :

• Préparer un point budgétaire à 6 mois pour agir si besoin

JUILLET/AOUT :

• Planifier les permanences durant les congés des élus
• Faire un point sur vos archives. Tout est accessible en cas de contrôle de l’URSSAF ?

SEPTEMBRE :

• C’est le début de l’opération bons d’achat « rentrée scolaire »
• Planifier les activités de fin d’année : bons d’achat, cadeau aux salariés ou aux enfants, sortie au marché de Noël, animations, commandes groupées…
• Planifier sa visite et penser aux sujets à aborder aux salons des CSE Solutions CSE et Eluceo

OCTOBRE :

• Planifier la distribution des bons Noël

NOVEMBRE :

• Préparer les budgets de l’année suivante
• Clôturer au 30/11 l’opération des bons d’achat rentrée scolaire (au-delà, l’URSSAF ne reconnait plus le motif)

DECEMBRE :

• Planifier la clôture des comptes
• Réfléchir, en cas de reliquat de budget, à verser 10% de ce reliquat à des dons à des associations reconnues d’utilité publique et à des transferts de budget (souvent du fonctionnement vers ASC). Lisez l’article de mon blog sur l’arrêté des comptes du CSE.