Je donne quelques idées pour participer aux vacances de vos salariés, simplement mais efficacement. Je vous dis tout sur :

• • le Chèque-vacances
  • macartevacances
  • le remboursement sur facture

Vous manquez d’idées pour participer aux vacances de vos salariés ? Je vous donne plusieurs pistes qui ont déjà fait leurs preuves au sein de plusieurs CSE. Toutefois, tout dépendra du budget alloué à cette opération !

▶️Le chèques vacances

Qu’est-ce que c’est ? c’est un titre de paiement nominatif émis par l’Agence Nationale du Chèque Vacances (ANCV) pour :

✅L’hébergement comme hôtels, villages et clubs vacances, campings, gîtes, colonies de vacances…

✅Voyage et transport : train (SNCF au guichet), avion, réseau autoroutier, croisière (SNCM, Corsica Ferries…), agence de voyage (FRAM, Look voyages), site internet (Last Minute, voyage privé…)

✅Culture et découverte : monuments historiques, châteaux, musées, spectacles, zoos, aquariums, parcs d’attractions…

✅Loisirs sportifs : bases de loisirs, locations de ski, accrobranche, patinoire…

✅Restauration : gastronomique, brasserie, cuisine du monde, grandes chaines…

Pour savoir où l’utiliser, connectez vous au guide du site ANCV. Vous pouvez sélectionner les prestataires qui proposent des réductions ainsi que ceux labellisés tourisme et handicap. Vous y retrouverez également des bons plans, des remises exclusives, des offres de dernière minute. En vous abonnant à leur newsletter, recevez les meilleurs offres du moment.

Ils sont valables 2 ans en plus de leur année d’émission. En fin de validité, le salarié a la possibilité de les échanger avec frais de traitement et d’envoi.

Le CSE détermine le niveau de participation (100% ou en partie et le salarié complète) et les critères d’attribution (tranches de salaire ou quotient familial)

Comment ouvrir un compte et passer commande ? ouvrir un compte est simple et gratuit. Il suffit de compléter les informations demandées et ensuite il faut patienter le temps de la validation. Pour passer commande, cela se passe sur votre espace sécurisé par transfert de fichier Excel normé ANCV ou par saisie manuelle.

Il est conseillé de laisser le choix au salarié sur le format souhaité : Chèques vacances classic (papier) ou Chèques vacances connect (dématérialisé). Attention : sur ce dernier, certains prestataires comme SNCF, Booking, Airbnb ou encore Transavia ne l’acceptent pas encore.

La livraison du chéquier contenant les coupures de chèques vacances aux salariés peut se faire soit en main propre soit par envoi direct d’ANCV au domicile du salarié. Avec le chèque vacances connect, c’est plus simple : le salarié bénéficie d’un compte à activer en ligne avec accès à son solde en temps réel, 24h/24, 7 jours/7, une application mobile de paiement sans contact pour régler sur place, à distance et en ligne, au centime près dès 20€ d’achat, auprès du réseau Chèques vacances connect.

Pour plus d’informations https://www.cheque-vacances-connect.com/client/

Et concernant l’URSSAF ? le guide de l’URSSAF sur les chèques vacances indique que, s’ils sont acquis sans participation de l’employeur, le CSE est exonéré de cotisations et contributions sociales.

L’ANCV et les sociétés d’autoroute facilitent le paiement au péage !

Il suffit d’ouvrir un compte intitulé « Liber-t Vacances » afin de recevoir un badge valable sur l’ensemble du réseau routier en France, Espagne, Portugal et Italie (moyennant des frais d’expédition). Le bénéficiaire peut ensuite déposer jusqu’à 150€ de Chèques vacances par an. 

▶️Macartevacances

Qu’est-ce que c’est ? Grace à une carte de paiement Mastercard®️, le salarié régle ses vacances  chez n’importe quel prestataire acceptant la carte bancaire et ayant une activité de vacances, sport ou culture. Une appli mobile est disponible mais pas indispensable. Cette solution est idéale pour tous les salariés qui passent par internet pour réserver leurs vacances.

▶️Le remboursement sur facture

Pour rappel, le guide de l’URSSAF sur les participations favorisant les départs en vacances de la famille ou des enfants seuls, indique qu’elles sont exonérées de cotisations, sous réserve de justification des dépenses. Le CSE doit donc demander impérativement au salarié de lui faire parvenir une facture acquittée à son nom et datée dans l’année. Tout autre justificatif (bon de réservation, confirmation de séjour) doit être refusé.

La mise en place d’une telle opération devra être réfléchi en amont : quel budget le CSE va y consacrer ? quelles seront les modalités d’attribution ? Avez-vous pensé au traitement administratif des demandes et au règlement au salarié ?

Source : informations tirées de l’article de cse-guide.fr en suivant ce lien cheque-vacances-ancv/

Depuis la loi climat du 22/08/21 et le décret qui est sorti le 26/04/22, le CSE doit faire face à de nouvelles consultations : il devra être informé de toute décision relative à la gestion et l’évolution économique et financière de l’entreprise ainsi qu’à la prise en compte des conséquences environnementales.

Ces nouvelles consultations nécessiteront des formations complémentaires.

La BDES devient la BDESE (intégration d’éléments environnementaux)

Voici ce qui change et le rôle que peut avoir le CSE en matière d’ASC plus écologiques :

Voici ce qui change :

• Consultations intégrant des données écologiques : le CSE devra être informé et consulté lors des consultations ponctuelles ou récurrentes sur les conséquences environnementales des mesures prises par l’entreprise
• BDES (Base de Données Economiques et Sociales) intègre dorénavant les conséquences environnementales.
• Formation des élus : ils auront la possibilité de se former sur le sujet de l’environnement dans le cadre de la formation économique des nouveaux élus de CSE ou via le congé de formation économique, sociale et syndicale qui devient le congé de formation économique, sociale, environnementale et syndicale.
• Négociation de l’accord Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels (GEPP) pour les entreprises de plus de 300 salariés, tous les 3 ans : elle devra prévoir la mise en place d’un dispositif de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences notamment pour répondre aux enjeux de la transition écologique.

Il est donc vivement recommandé de vous appuyer sur les expertises légales liées aux consultations récurrentes et prises en charge par l’entreprise.

Pour plus d’informations et de détails, voici le lien vers le décret paru le 26 avril 2022 https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000045667998

Quel rôle le CSE peut avoir en matière d’ASC plus écologiques ?

Il s’agit de sensibiliser vos bénéficiaires aux enjeux de la transition écologique en organisant par exemple des ateliers ou des conférences sur ce sujet. Ils font prendre conscience des répercussions que peuvent avoir leurs actes et imaginer collectivement des solutions. Voici quelques thématiques : réchauffement climatique, gestion des déchets, pollution des océans…L’atelier « apprendre à faire soi-même » peut aussi être intéressant dans une dynamique collective.

Vous pouvez créer une commission en lien avec l’environnement qui peut jouer un rôle de conseil auprès des autres commissions et fixer des critères environnementaux à prendre en compte par exemple lors de l’organisation de voyage, lors de sélection de prestataires ou encore dans l’achat de cadeaux aux bénéficiaires… N’hésitez pas à solliciter des salariés !

N’hésitez pas mettre en place un sondage sur les attentes de vos salariés : cela vous permet de connaitre leurs préoccupations et d’adapter ainsi vos critères, donnant ainsi une légitimité. Mais attention à mettre en place progressivement : pour cela, vous devez mettre en place un plan d’action annuel et proposez une alternative en les incitant à de nouvelles activités plus écoresponsables.

Pourquoi ne pas fixer une participation plus attractive sur certains types de sorties, week-ends, voyages comme par exemple sans transport aérien, en Europe et dans des écologements : j’ai été étonné de découvrir qu’il existait de plus en plus d’organismes de location de logements écologiques (par exemple, le site de gites.fr propose ce type de logement par région).

Et pourquoi ne pas créer une charte des activités responsables qui aura pour vocation de définir les principes en lien avec le respect de l’environnement et des hommes. C’est pour votre CSE une réelle démarche d’amélioration et d’image pour votre CSE. Pour cela, vous pouvez faire appel au service RSE de votre entreprise (s’il existe). Cela vous permettra d’identifier des solutions, des outils à mettre en place afin d’améliorer l’impact de l’entreprise sur l’environnement.

Source : informations tirées du magazine

• Social CSE n°117 de mars-avril 2022 article de François Combes de Treegr
• Influence CSE n°34 janvier février 2022 article du groupe Legrand

Je peux vous conseiller des prestataires comme :

 Cette plateforme web d’achats écoresponsables pour les CSE et leurs bénéficiaires, permet de réaffecter vos dépenses vers des prestataires engagés, et de mesurer l’impact concret de leurs actions. Voici le lien vers leur site pour prendre contact https://www.treegr.fr/

L’agence de l’écologie joyeuse pour les CSE accompagne dans la mise en place d’avantages  à impact positif, selon vos envies et budget. Ils vous accompagneront dans la mise en place de sondage auprès de vos salariés, d’organisation d’ateliers, de sélection de prestataires avec analyse des retours et de l’impact 

Voici le lien vers leur site pour prendre contact https://represente.org/

Ethi’Kdo propose la 1ère carte et e-carte cadeau 100% écologique. Cette coopérative de commerçants, engagés sur les aspects environnementaux et sociaux, a créé une carte multienseignes qui propose les mêmes univers que les cartes cadeaux de la grande consommation dans leur version écoresponsable (cosmétiques bio, zéro déchet, Made in France, high tech reconditionné, livres de seconde main, etc.). Alors envie d’offrir à vos salariés une carte qui a du sens ?

Voici le lien vers leur site pour prendre contact https://www.ethikdo.co/ 

Comme toute entreprise, le CSE doit respecter le RGPD car vous collectez des données personnelles tel que nom, prénom, matricule, date de naissance, adresse, numéro de téléphone ou mail. Certains CSE collectent les passeports pour les voyages à venir ou encore basent certaines activités sur le quotient familial donc avec délivrance du salarié de la feuille d’imposition du foyer fiscal.

Si votre CSE est employeur, vous collectez des données personnelles sur vos salariés pour établir leurs fiches de paie. Vous transmettez ces informations à votre expert-comptable. 

Pourquoi et comment vous mettre en conformité ?

C’est pour le CSE l’occasion de mettre à plat les collectes d’informations à caractère personnel ainsi que l’utilité. Pour cela, voici un schéma explicatif issu du site de la CNIL :

Les 4 étapes pour passer à l’action :

1ère étape : avant de constituer le registre de vos traitements de données, les élus doivent nommer un DPO (Data Protection Officer) ou délégué à la protection de données. Il sera l’interlocuteur de votre CSE concernant le RGPD. Il peut être interne ou externe (exemple des sociétés sont spécialisées dans ce domaine et je peux vous en recommander). Il est recommandé de le faire et de l’inscrire dans le règlement intérieur.

Vous allez devoir identifier et lister tous les procédés ou activités qui utilisent des données personnelles : qui collecte des données et quels types de données ? dans quel objectif ? éventuellement à qui elles sont communiquées ?

La CNIL propose un modèle de registre simplifié https://www.cnil.fr/fr/RGDP-le-registre-des-activites-de-traitement.

Pensez à ajouter le flux de données dont vous avez accès notamment la BDESE (Base de Données Economiques Sociales et Environnementales) et les fichiers partagés.

2ème étape : c’est le moment de faire le tri ! Avez-vous réellement besoin de l’information pour effectuer vos missions ?

3ème étape : faites preuve de transparence dans toutes vos communications ! Il vous faut informer les personnes concernées au moment de la collecte et la finalité de cette collecte. Les salariés, anciens salariés et membres de leurs familles doivent être informés du traitement de leurs données et doivent pouvoir en obtenir la rectification ou même supprimer à tout moment.

4ème étape : pour éviter vol ou piratage, vous devez mettre en œuvre tout moyen technique et organisationnel afin de sécuriser vos données. Les mots de passe des utilisateurs sont-ils suffisamment forts ? les locaux du CSE sont-ils bien sécurisés ? Avez-vous une procédure de sauvegarde (sans attendre l’incident !) ?

En cas de contrôle, c’est le registre de vos traitements de données qui sera demandé par la CNIL.

N’oubliez pas de revoir vos contrats avec d’éventuels sous-traitants et de mettre à jour votre site web.

En cas de violation des données, vous devez documenter l’incident, notifier la CNIL dans les 72 heures qui suivent et le notifier à la personne concernée.

Pour maintenir votre conformité dans le temps, vous devez mettre à jour les documents en sensibilisant les membres et éventuels salariés du CSE.

Si certaines de vos subventions sont basées sur le quotient familial, la CNIL autorise le CSE à demander l’avis d’imposition aux salariés. Dans le cas où le salarié choisi de ne pas le communiquer, la CNIL indique que le salarié ne peut être exclu du bénéfice des Activités Sociales et Culturelles mais que la participation du CSE sera celle du quotient familial le plus élevé. Il faut informer le salarié que les documents qu’il adresse sont saisis et sauvegardés dans le logiciel de gestion du CSE. Pour assurer toute confidentialité, le CSE s’engage à détruire tout document après le délai légal de conservation d’archivage de l’URSSAF. Pour rappel, le contrôle de l’URSSAF s’effectue sur les 3 dernières années civiles.

Vous êtes nouvellement élu ? Vous ne savez pas par quoi commencer ou vous avez peur d’un oubli ?

Je vous donne ce calendrier perpétuel des Activités Sociales et Culturelles ou communication auprès de vos ouvrants droits et ayants droits. Voici quelques exemples d’ASC constatées chez la plupart des CSE : billetterie, chèque culture, chèque vacances, bon d’achat ou cadeau NOEL salariés et/ou enfants, fête de fin d’année, court ou long séjour.

JANVIER : une nouvelle année commence ! Il vous faut : 

• Prévoir la mise en place et le suivi des ASC ainsi que votre fonctionnement comme par exemple les permanences au local, votre planning des ASC et le mode de communication avec les salariés, la maintenance et mise à jour du site internet du CSE, mettre en place et répartir les missions des commissions facultatives
• Sélectionner le prestataire et planifier l’organisation du spectacle de fin d’année
• Commencer la rédaction du rapport d’activité et de gestion de l’année précédente

FEVRIER :

• Demander à l’employeur les budgets du CSE pour l’année afin d’élaborer les prévisions budgétaires.
• Continuer la rédaction du rapport d’activité et de gestion et planifier sa présentation avec votre expert-comptable pour fin mars

MARS :

• Planifier sa visite et penser aux sujets à aborder au salon des CSE Eluceo
• Présenter le rapport d’activité et de gestion aux membres et à la direction puis aux salariés
• Planifier les opérations de Pâques type commandes groupées de chocolats

AVRIL :

• Planifier sa visite et les sujets à aborder au salon des CSE « salonsCE »
• Planifier une éventuelle opération Chèque Culture avant les congés d’été
• Planifier l’activité du CSE avec tous les éventuels ponts (pensez à me contacter pour vos éventuelles permanences sur site)

MAI :

• Préparer l’opération de bons d’achat de la rentrée scolaire

JUIN :

• Préparer un point budgétaire à 6 mois pour agir si besoin

JUILLET/AOUT :

• Planifier les permanences durant les congés des élus
• Avez-vous pensé à vous faire aider dans votre archivage durant la période estivale ?

SEPTEMBRE :

• C’est le début de l’opération bons d’achat « rentrée scolaire »
• Planifier les activités de fin d’année : bons d’achat, cadeau aux salariés ou aux enfants, sortie au marché de Noël, animations, commandes groupées…
• Planifier sa visite et penser aux sujets à aborder au salon des CSE « salonsCE »

OCTOBRE :

• Planifier la distribution des bons Noël
• Planifier sa visite et penser aux sujets à aborder au salon des CSE Eluceo

NOVEMBRE :

• Préparer les budgets de l’année suivante
• Clôturer au 30/11 l’opération des bons d’achat rentrée scolaire

DECEMBRE :

• Planifier la clôture des comptes
• Réfléchir à d’éventuels dons à des associations reconnues d’utilité publique en cas de reliquat de budget

Par qui ? L’article L.2315-68 du Code du Travail indique que les comptes annuels du CSE sont arrêtés, selon des modalités prévues par son règlement intérieur, par des membres élus du CSE désignés par lui : il s’agit du trésorier et de son adjoint ou du secrétaire et du trésorier.

Quand ? dans un délai de 6 mois à compter de la clôture de l’exercice. Il est préconisé de le faire dès le mois de mars afin d’avoir l’approbation au plus tôt et d’agir vite en cas de problème.

Comment ? par les membres élus du CSE y compris le président réunis en séance plénière qui porte sur ce seul sujet et donc fait l’objet d’un PV spécifique.

Voici l’exemple de planning pour un CSE dit « moyen » avec un exercice comptable sur l’année civile (1er janvier au 31 décembre) :

• Procéder à la clôture de l’exercice au 31/12 : inventaire de tous les stocks (billetterie, bons d’achat, chèques vacances), éditions des subventions versées par bénéficiaires et par opération, solde des comptes bancaires…
• Préparer la présentation des comptes : rassembler les élèments qui feront le contenu du rapport de gestion et d’activité (il est recommandé de tenir des tableaux durant toute l’année pour le suivi de votre budget)
• Communiquer les comptes et le rapport aux membres du CSE au plus tard 3 jours avant la réunion de présentation
• Faire présenter par l’expert-comptable et demander l’approbation des comptes en réunion plénière spécifique au plus tard le 30/06
• Communiquer le rapport aux salariés par tout moyen (affichage, site intranet ou internet)

Vous avez un reliquat de budget ? Avez-vous pensé à un transfert entre budget ou un don à une association ?

Le transfert (bien souvent du budget fonctionnement vers ASC) est limité à 10% de l’excédent budgétaire annuel avec vote des élus en réunion et inscription au compte-rendu. Mais attention car de ce fait, le coût d’une éventuelle expertise ne sera pas pris en charge par l’employeur durant 3 ans.

Le CSE peut faire un don à une ou plusieurs associations locales ou régionales. Elles doivent être reconnues d’utilité publique œuvrant pour la réinsertion sociale ou la lutte contre l’exclusion. Le montant est limité à 10% du reliquat de budget ASC. Le détail des sommes versées et le ou les destinataires doit être voté par les membres en réunion et inscription au compte-rendu. Exemple, le budget des ASC présente un excédent budgétaire de 30000€ au 31/12/2022. Le CSE par vote de ses membres, peut acter lors de la réunion de présentation des comptes le versement de 3000€ en 2023.

Pour votre information, je vous indique le numéro des articles de loi :

Art 161-5 du règlement 2021-05 du 3 septembre 2021 de l’ANC

« Le comité social et économique peut aussi choisir de transférer l’excédent annuel de la section ASC à des associations dans le respect des conditions et des limites définies aux articles L. 2312-84 et R. 2312-51 du code du travail. Ces articles du code du travail encadrent strictement cette faculté de transfert de l’excédent annuel de la section ASC à des associations. »

Art L.2312-84 du Code du Travail

« En cas de reliquat budgétaire les membres de la délégation du personnel du comité social et économique peuvent décider, par une délibération, de transférer tout ou partie du montant de l’excédent annuel du budget destiné aux activités sociales et culturelles au budget de fonctionnement ou à des associations dans des conditions et limites fixées par décret en Conseil d’Etat. »

Article R2312-51 du Code du Travail

« En cas de reliquat budgétaire, l’excédent annuel du budget destiné aux activités sociales et culturelles peut être transféré au budget de fonctionnement ou à des associations conformément à l’article L. 2312-84, dans la limite de 10 % de cet excédent.
Cette somme et ses modalités d’utilisation sont inscrites, d’une part, dans les comptes annuels du comité social et économique ou, le cas échéant, dans les documents mentionnés à l’article L. 2315-65 et, d’autre part, dans le rapport mentionné à l’article L. 2315-69″.

Les pièces comptables (factures, notes de frais, relevés bancaires,…) des budgets du CSE sont à conserver 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice concerné (article L2315-75).