Comme toute entreprise, le CSE doit respecter le RGPD car vous collectez des données personnelles tel que nom, prénom, matricule, date de naissance, adresse, numéro de téléphone ou mail. Certains CSE collectent les passeports pour les voyages à venir ou encore basent certaines activités sur le quotient familial donc avec délivrance du salarié de la feuille d’imposition du foyer fiscal.

Si votre CSE est employeur, vous collectez des données personnelles sur vos salariés pour établir leurs fiches de paie. Vous transmettez ces informations à votre expert-comptable. 

Pourquoi et comment vous mettre en conformité ?

C’est pour le CSE l’occasion de mettre à plat les collectes d’informations à caractère personnel ainsi que l’utilité. Pour cela, voici un schéma explicatif issu du site de la CNIL :

Les 4 étapes pour passer à l’action :

1ère étape : avant de constituer le registre de vos traitements de données, les élus doivent nommer un DPO (Data Protection Officer) ou délégué à la protection de données. Il sera l’interlocuteur de votre CSE concernant le RGPD. Il peut être interne ou externe (exemple des sociétés sont spécialisées dans ce domaine et je peux vous en recommander). Il est recommandé de le faire et de l’inscrire dans le règlement intérieur.

Vous allez devoir identifier et lister tous les procédés ou activités qui utilisent des données personnelles : qui collecte des données et quels types de données ? dans quel objectif ? éventuellement à qui elles sont communiquées ?

La CNIL propose un modèle de registre simplifié https://www.cnil.fr/fr/RGDP-le-registre-des-activites-de-traitement.

Pensez à ajouter le flux de données dont vous avez accès notamment la BDESE (Base de Données Economiques Sociales et Environnementales) et les fichiers partagés.

2ème étape : c’est le moment de faire le tri ! Avez-vous réellement besoin de l’information pour effectuer vos missions ?

3ème étape : faites preuve de transparence dans toutes vos communications ! Il vous faut informer les personnes concernées au moment de la collecte et la finalité de cette collecte. Les salariés, anciens salariés et membres de leurs familles doivent être informés du traitement de leurs données et doivent pouvoir en obtenir la rectification ou même supprimer à tout moment.

4ème étape : pour éviter vol ou piratage, vous devez mettre en œuvre tout moyen technique et organisationnel afin de sécuriser vos données. Les mots de passe des utilisateurs sont-ils suffisamment forts ? les locaux du CSE sont-ils bien sécurisés ? Avez-vous une procédure de sauvegarde (sans attendre l’incident !) ?

En cas de contrôle, c’est le registre de vos traitements de données qui sera demandé par la CNIL.

N’oubliez pas de revoir vos contrats avec d’éventuels sous-traitants et de mettre à jour votre site web.

En cas de violation des données, vous devez documenter l’incident, notifier la CNIL dans les 72 heures qui suivent et le notifier à la personne concernée.

Pour maintenir votre conformité dans le temps, vous devez mettre à jour les documents en sensibilisant les membres et éventuels salariés du CSE.

Si certaines de vos subventions sont basées sur le quotient familial, la CNIL autorise le CSE à demander l’avis d’imposition aux salariés. Dans le cas où le salarié choisi de ne pas le communiquer, la CNIL indique que le salarié ne peut être exclu du bénéfice des Activités Sociales et Culturelles mais que la participation du CSE sera celle du quotient familial le plus élevé. Il faut informer le salarié que les documents qu’il adresse sont saisis et sauvegardés dans le logiciel de gestion du CSE. Pour assurer toute confidentialité, le CSE s’engage à détruire tout document après le délai légal de conservation d’archivage de l’URSSAF. Pour rappel, le contrôle de l’URSSAF s’effectue sur les 3 dernières années civiles.

Vous êtes nouvellement élu ?

Vous ne savez pas par quoi commencer ou vous avez peur d’un oubli ?

Je vous donne ce calendrier perpétuel des Activités Sociales et Culturelles et de votre communication auprès de vos salariés.

Voici quelques exemples d’ASC constatées chez la plupart des CSE : la billetterie, le chèque culture, les chèques vacances, les bons d’achat des évènements recensés par l’URSSAF (évènements famille, retraite, Noël des salariés et/ou enfants), fête de fin d’année, court ou long séjour.

JANVIER : une nouvelle année commence ! Il vous faut : 

• Prévoir la mise en place et le suivi des ASC ainsi que votre fonctionnement comme par exemple les permanences au local, votre planning des ASC et le mode de communication avec les salariés, la maintenance et mise à jour du site internet du CSE, mettre en place et répartir les missions des commissions facultatives
• Sélectionner le prestataire et planifier l’organisation du spectacle de fin d’année
• Commencer la rédaction du rapport d’activité et de gestion de l’année précédente

FEVRIER :

• Demander à l’employeur les budgets du CSE pour l’année afin d’élaborer les prévisions budgétaires.
• Continuer la rédaction du rapport d’activité et de gestion et planifier sa présentation avec votre expert-comptable pour fin mars
• Planifier sa visite et penser aux sujets à aborder aux salons des CSE Solutions CSE et Eluceo à Lille

MARS :

• Présenter le rapport d’activité et de gestion aux membres et à la direction puis aux salariés
• Planifier les opérations de Pâques type commandes groupées de chocolats

AVRIL :

• Planifier une éventuelle opération Chèque Culture avant les congés d’été
• Planifier l’activité du CSE avec tous les éventuels ponts (pensez à me contacter pour vos éventuelles permanences sur site)

MAI :

• Préparer l’opération de bons d’achat de la rentrée scolaire

JUIN :

• Préparer un point budgétaire à 6 mois pour agir si besoin

JUILLET/AOUT :

• Planifier les permanences durant les congés des élus
• Avez-vous pensé à vous faire aider dans votre archivage durant la période estivale ?

SEPTEMBRE :

• C’est le début de l’opération bons d’achat « rentrée scolaire »
• Planifier les activités de fin d’année : bons d’achat, cadeau aux salariés ou aux enfants, sortie au marché de Noël, animations, commandes groupées…
• Planifier sa visite et penser aux sujets à aborder aux salons des CSE Solutions CSE et Eluceo

OCTOBRE :

• Planifier la distribution des bons Noël
• Planifier sa visite et penser aux sujets à aborder au salon des CSE Eluceo

NOVEMBRE :

• Préparer les budgets de l’année suivante
• Clôturer au 30/11 l’opération des bons d’achat rentrée scolaire

DECEMBRE :

• Planifier la clôture des comptes
• Réfléchir, en cas de reliquat de budget, à verser 10% de ce reliquat à des dons à des associations reconnues d’utilité publique et à des transferts de budget (souvent du fonctionnement vers ASC)

Par qui ? L’article L.2315-68 du Code du Travail indique que les comptes annuels du CSE sont arrêtés, selon des modalités prévues par son règlement intérieur, par des membres élus du CSE désignés par lui : il s’agit du trésorier et de son adjoint ou du secrétaire et du trésorier.

Quand ? dans un délai de 6 mois à compter de la clôture de l’exercice. Il est préconisé de le faire dès le mois de mars afin d’avoir l’approbation au plus tôt et d’agir vite en cas de problème.

Comment ? par les membres élus du CSE y compris le président réunis en séance plénière qui porte sur ce seul sujet et donc fait l’objet d’un PV spécifique.

Voici l’exemple de planning pour un CSE dit « moyen » avec un exercice comptable sur l’année civile (1er janvier au 31 décembre) :

• Procéder à la clôture de l’exercice au 31/12 : inventaire de tous les stocks (billetterie, bons d’achat, chèques vacances), éditions des subventions versées par bénéficiaires et par opération, solde des comptes bancaires…
• Préparer la présentation des comptes : rassembler les élèments qui feront le contenu du rapport de gestion et d’activité (il est recommandé de tenir des tableaux durant toute l’année pour le suivi de votre budget)
• Communiquer les comptes et le rapport aux membres du CSE au plus tard 3 jours avant la réunion de présentation
• Faire présenter par l’expert-comptable et demander l’approbation des comptes en réunion plénière spécifique au plus tard le 30/06
• Communiquer le rapport aux salariés par tout moyen (affichage, site intranet ou internet)

Vous avez un reliquat de budget ? Avez-vous pensé à un transfert entre budget ou un don à une association ?

Le transfert (bien souvent du budget fonctionnement vers ASC) est limité à 10% de l’excédent budgétaire annuel avec vote des élus en réunion et inscription au compte-rendu. Mais attention car de ce fait, le coût d’une éventuelle expertise ne sera pas pris en charge par l’employeur durant 3 ans.

Le CSE peut faire un don à une ou plusieurs associations locales ou régionales. Elles doivent être reconnues d’utilité publique œuvrant pour la réinsertion sociale ou la lutte contre l’exclusion. Le montant est limité à 10% du reliquat de budget ASC. Le détail des sommes versées et le ou les destinataires doit être voté par les membres en réunion et inscription au compte-rendu. Exemple, le budget des ASC présente un excédent budgétaire de 30000€ au 31/12/2022. Le CSE par vote de ses membres, peut acter lors de la réunion de présentation des comptes le versement de 3000€ en 2023.

Pour votre information, je vous indique le numéro des articles de loi :

Art 161-5 du règlement 2021-05 du 3 septembre 2021 de l’ANC

« Le comité social et économique peut aussi choisir de transférer l’excédent annuel de la section ASC à des associations dans le respect des conditions et des limites définies aux articles L. 2312-84 et R. 2312-51 du code du travail. Ces articles du code du travail encadrent strictement cette faculté de transfert de l’excédent annuel de la section ASC à des associations. »

Art L.2312-84 du Code du Travail

« En cas de reliquat budgétaire les membres de la délégation du personnel du comité social et économique peuvent décider, par une délibération, de transférer tout ou partie du montant de l’excédent annuel du budget destiné aux activités sociales et culturelles au budget de fonctionnement ou à des associations dans des conditions et limites fixées par décret en Conseil d’Etat. »

Article R2312-51 du Code du Travail

« En cas de reliquat budgétaire, l’excédent annuel du budget destiné aux activités sociales et culturelles peut être transféré au budget de fonctionnement ou à des associations conformément à l’article L. 2312-84, dans la limite de 10 % de cet excédent.
Cette somme et ses modalités d’utilisation sont inscrites, d’une part, dans les comptes annuels du comité social et économique ou, le cas échéant, dans les documents mentionnés à l’article L. 2315-65 et, d’autre part, dans le rapport mentionné à l’article L. 2315-69″.

Les pièces comptables (factures, notes de frais, relevés bancaires,…) des budgets du CSE sont à conserver 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice concerné (article L2315-75).

Le CSE de toute entreprise d’au moins 50 salariés, dispose de 2 budgets :

– le budget de fonctionnement (appelé aussi AEP pour Activités Economiques et Professionnelles)

– celui des Activités Sociales et Culturelles (ASC) ou Œuvres Sociales

C’est l’article L.2315-61 du Code du Travail qui en définit les modalités.

Le CSE d’une entreprise de moins de 50 salariés ne bénéficie d’aucun budget mais l’employeur peut le prévoir ou se référer également à votre convention collective.

Le budget de fonctionnement

L’employeur doit verser une subvention de fonctionnement égale, pour toute entreprise entre 50 et 2000 salariés, à 0,2% de la masse salariale brute. Au-delà de 2000 salariés le taux passe à 0,22 %.

Il doit être utilisé pour toutes les dépenses liées aux missions économiques et à son fonctionnement à savoir :

• rémunérer les experts que choisit le CSE pour l’assister et le conseiller, l’aider dans toutes ces tâches mais aussi à régler 20% des honoraires de l’expert qui assiste le CSE pour la consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise, les opérations de concentration, les offres publiques d’acquisition, le droit d’alerte économique l’introduction de nouvelles technologies ou de projet important modifiant les conditions de travail, de santé et de sécurité.
• financer le fonctionnement administratif du CSE, les déplacements des élus, leurs formations y compris les DS et RS, leurs outils de communication ou d’information comme les abonnements juridiques, l’expert-comptable ou le commissaire aux comptes, tout type d’assistance au CSE.

Le budget des ASC

 L’article R2312-35 fixe les différentes dépenses que l’on peut résumer ainsi : toutes prestations d’ordre social, d’ordre éducatif et de loisir et d’ordre culturel.

L’URSSAF a défini des tolérances (et c’est bien le mot à utiliser envers les salariés) en matière d’attribution de cadeaux et de bons d’achat, d’aides finançant des activités de services à la personne et garde d’enfant,  le chèque culture, le chèque vacances et la participation aux vacances, les voyages, le sport.

Entrent bien sur ce budget :

•  la cotisation à un service inter-CSE qui fournit billetterie, voyages, cartes de réduction…
• l’achat de cartes de réduction
• les frais pour la commande de chèques vacances, bons d’achat, chèque culture…
• les frais de déplacement ou d’hôtel d’élus dans le cadre d’une présentation d’un parc, voyage…
• et tous les frais de gestion et d’entretien de biens du CSE

Pensez aux dons à des associations reconnues d’utilité public dans la limite de 10% du reliquat de budget annuel.

Prêt et placement

Le CSE peut décider de prêter au budget ASC pour un temps déterminé une somme disponible du budget fonctionnement à condition que ce prêt temporaire soit remboursé.

En cas de disponibilité de trésorerie, le 1er placement est celui du livret A ou de comptes à terme. Les intérêts peuvent être transférés sur le budget des ASC.

Les règles comptables en fonction des budgets

En fonction des subventions versées par l’employeur, 3 types de CSE ont été défini :

1. Subventions inférieures à 153000€ : comptabilité très simplifiée avec la tenue d’un livre de comptes (recettes/dépenses) tout au long de l’année. Une synthèse annuelle est faite présentant les stocks et engagements en cours
2. subventions entre 153000 et 3100000€ : règles comptables classiques et certification des comptes par un expert-comptable
3. CSE remplissant 2 des 3 critères suivants : effectif de 50 salariés dans le CSE, 3,1 millions d’€ de ressources, 1,55 millions d’€ de bilan. Nomination d’un commissaire aux comptes pour présentation de comptes consolidés.

Les dons à des associations sont-ils possibles ?

Art 161-5 du règlement 2021-05 du 3 septembre 2021 de l’ANC

« Le comité social et économique peut aussi choisir de transférer l’excédent annuel de la section ASC à des associations dans le respect des conditions et des limites définies aux articles L. 2312-84 et R. 2312-51 du code du travail. Ces articles du code du travail encadrent strictement cette faculté de transfert de l’excédent annuel de la section ASC à des associations. »

Art L.2312-84 du Code du Travail

« En cas de reliquat budgétaire, les membres de la délégation du personnel du comité social et économique peuvent décider, par une délibération, de transférer tout ou partie du montant de l’excédent annuel du budget destiné aux activités sociales et culturelles au budget de fonctionnement ou à des associations dans des conditions et limites fixées par décret en Conseil d’Etat. »

Article R2312-51 du Code du Travail

En cas de reliquat budgétaire, l’excédent annuel du budget destiné aux activités sociales et culturelles peut être transféré au budget de fonctionnement ou à des associations conformément à l’article L. 2312-84, dans la limite de 10 % de cet excédent.
Cette somme et ses modalités d’utilisation sont inscrites, d’une part, dans les comptes annuels du comité social et économique ou, le cas échéant, dans les documents mentionnés à l’article L. 2315-65 et, d’autre part, dans le rapport mentionné à l’article L. 2315-69.

Lorsque la partie de l’excédent est transférée à une ou plusieurs associations humanitaires reconnues d’utilité publique afin de favoriser les actions locales ou régionales de lutte contre l’exclusion ou des actions de réinsertion sociale, la délibération du comité social et économique précise les destinataires des sommes et, le cas échéant, la répartition des sommes transférées.

Le CSE peut décider, par un vote, de transférer 10% maximum de l’excédent annuel du budget de fonctionnement vers le budget des ASC. La somme et ses modalités d’utilisation sont inscrites dans les comptes annuels du CSE et dans le rapport d’activité et de gestion.

Lorsque le financement des frais d’expert est pris en charge par l’employeur, le CSE ne peut pas décider de transférer d’excédent du budget de fonctionnement au financement des ASC pendant les 3 années suivantes.