Vous allez forcément passer par une fin de mandat et la passation à de nouveaux élus. Vous êtes tenu d’établir un rapport défini par le Code du Travail et le décret du 29 décembre 2017 : « les membres du CSE sortants rendent compte au nouveau comité de leur gestion y compris des attributions économiques et des ASC. Ils remettent aux nouveaux membres tous documents concernant l’administration et l’activité du Comité ».
C’est un rapport établi par les élus qui retrace les actions du CSE sur la période du mandat, en terme d’ASC mais aussi de fonctionnement. Il est différent du rapport d’activité qui reprend les actions de l’année et destiné aux salariés.
Quel est son contenu ?
Il n’existe pas de modèle. C’est aux élus de mettre en valeur le travail accompli pendant le mandat. C’est le moyen de transmettre par écrit au nouveau bureau, surtout si les anciens élus ne sont plus présents, toutes les informations nécessaires pour prendre le relai :
- les règles d’attribution en vigueur
- les contrats signés par le CSE aussi bien sur les ASC que le fonctionnement ainsi que les coordonnées des prestataires
- les comptes bancaires, livrets…
- les logiciels utilisés (accès, procédures mises en place, interlocuteurs dédiés…)
- Un inventaire des stocks restants et de la caisse si il y a lieu
Et en terme de documents comptables et administratifs ?
Ils doivent être transférés aux nouveaux membres, c’est inscrit dans le décret même si dans les faits ce n’est pas toujours le cas. Pour rappel, tous les documents, factures doivent être conservés durant 10 ans et pour les contrats jusqu’à la fin de la prestation.
D’où l’intérêt d’être rigoureux dans votre classement : je conseille notamment un classeur avec les contrats en cours ou terminés comme vos experts, votre expert-comptable si vous en avez un, vos différents prestataires (formation, site internet ou plateforme billetterie, logiciel de gestion et de comptabilité,…)
Pour vous, c’est la sécurité de bien terminer votre mandat dans le respect des règles et pour les salariés, il est primordial que le CSE continue de fonctionner.
Informations tirées de l’article « paroles d’experts » Social CSE n°122 janvier février 2023